Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen 6 Jahre. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist. Digitale Aufbewahrung ist erlaubt, wenn die Kopie dem Original entspricht und die ganze Zeit lesbar bleibt.
Die Fristen im Überblick
| Unterlage | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Buchungsbelege, zum Beispiel Rechnungen, Kassenbelege, Kontoauszüge | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Empfangene und versendete Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich relevante Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
Die Frist für Buchungsbelege wurde mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die Änderung gilt seit dem 1. Januar 2025.
Wann beginnt die Frist?
Nicht am Tag des Belegs, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Ein Beispiel: Eine Rechnung vom 15. März 2026 muss bis zum 31. Dezember 2034 aufbewahrt werden. Frühestens ab dem 1. Januar 2035 darf sie weg.
Ausnahme: Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist (§ 147 Abs. 3 AO). Läuft also zum Beispiel eine Betriebsprüfung oder ein Einspruch, bleibt alles da. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung, bei uns Strobel Rechtsanwälte.
Darf ich Papierbelege einscannen und wegwerfen?
Grundsätzlich ja. Nach § 147 Abs. 2 AO dürfen die meisten Unterlagen als digitale Wiedergabe aufbewahrt werden. Drei Bedingungen müssen erfüllt sein:
- Die digitale Fassung stimmt bildlich mit dem Original überein, wenn sie lesbar gemacht wird.
- Sie ist während der gesamten Frist jederzeit verfügbar.
- Sie kann unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden.
Ausgenommen sind unter anderem Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz. Die müssen im Original bleiben. Damit das Finanzamt nachvollziehen kann, wie Sie scannen und ablegen, sollte der Ablauf schriftlich festgehalten sein (Verfahrensdokumentation nach den GoBD).
Und digitale Rechnungen?
Was digital ankommt, muss digital aufbewahrt werden. Eine PDF-Rechnung nur auszudrucken reicht nicht, weil die maschinelle Auswertbarkeit verloren geht. Am einfachsten ist eine Ablage, in die Eingangsrechnungen direkt aus dem Postfach wandern.
So helfen wir
Wir digitalisieren Ihre Papierbelege, richten eine Ablage ein, die zu den Fristen passt, und sorgen dafür, dass jeder Beleg auffindbar bleibt. Mehr zu unserer Buchhaltung in Potsdam
Quellen
- § 147 Abgabenordnung, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen: gesetze-im-internet.de
- IHK Köln, Fristen nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften (Verkürzung seit 1.1.2025): ihk.de
Dieser Artikel informiert allgemein und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.